Promedis Medikal Çözümler Servis ve San. Tic. A.Ş. (“Promedis” veya “Şirket”) olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) olarak anılacaktır. Promedis, Kanun’un öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili Kanun’dan kaynaklı yükümlülüklerini yerine getirmektedir. Kanun’a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin (“veri sahibi”) erişimine sunulmaktadır.
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, Promedis’in;
ayrıntılı olarak belirtmektedir.
Promedis, kişisel verileri işyerleri, çağrı merkezi, web siteleri, sosyal medya hesapları, e-posta, posta, call center, CCTV, çerezler, faks, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.
Promedis, kişisel verilerini işlediği veri sahiplerini aşağıdaki şekilde gruplamakta olup, bu kişi gruplarının işbu politikada belirtilen süreç ve hukuki nedenler ışığında genişlemesi söz konusu olabilecektir.
i. Müşteri/Potansiyel Müşteri
ii. Tedarikçi/Potansiyel Tedarikçi
iii. İş Ortağı /Potansiyel İş Ortağı
Yukarıda yer alan veri sahibi kategorilerine yapılan atıflar, bu kategoride bulunan veri sahiplerinin veya tüzel kişilerin çalışanlarını, yetkililerini ve hissedarlarını da kapsamaktadır.
| Veri Sahibi | Veri Kategorisi | Veri Türleri |
| 1. Müşteri / İş Ortağı / Tedarikçi | Kimlik Bilgisi | Nüfus Cüzdanı Bilgisi (ad/soyad, cinsiyet, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, medeni hali vb.); Ehliyet Bilgisi (ehliyet sınıfı, veriliş tarihi); Pasaport Bilgisi (pasaport no. vb.) |
| İletişim Bilgisi | Adres (ev/iş), E-posta, Telefon/Cep Telefonu | |
| Finansal Bilgi | Banka Hesap Bilgileri, Borç Bakiyesi, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri | |
| Müşteri | İş Ortağı Tedarikçi Bilgisi | Müşteri Numarası, Ticari İlişki Başlangıç/Bitiş Tarihi ve Nedeni, Talepler, Memnuniyet Bilgileri, Ürüne İlişkin Şikayet ve Talep Bilgileri, İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Ekipman Tutanakları |
| Özlük ve Meslek Bilgisi | Mevcut Çalışmakta Olduğu İşyeri ve Pozisyon, Eğitim Durumu, Sektör Bilgisi, İşe Giriş Belgesi, İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Eğitim Belgesi, Bağlı Bulunduğu Organizasyon | |
| Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi | Resmi Tutanaklar, İmza Sirküleri, Faaliyet Bilgisi, Vekaletname | |
| İşlem Güvenliği Bilgisi | Call Center Kayıtları, Kredi Kart Numarası, Kredi Kartı Son Kullanma Tarihi | |
| Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri | Ad-Soyad, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu | |
| Ticari Bilgi | Faaliyet Alanı ve Operasyon Kapasitesi, Hizmet/Ürün Tercihleri, Yapılan Görüşme ve Toplantı Kayıtları, Analizler, Yorumlar, Talep ve Şikayetler | |
| Diğer | Araç Model ve Plaka Bilgisi, CCTV | |
| Müşteri / Potansiyel Müşteri | (Pazarlama ve Profilleme) | Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası |
| İletişim Bilgisi | E-posta adresi, telefon numarası | |
| CV ve Meslek Bilgisi | Çalıştığı kurum/pozisyon, eğitim durumu bilgisi | |
| Ticari Bilgi | Faaliyet Alanı ve Operasyon Kapasitesi, Hizmet/Ürün Tercihleri, Yapılan Görüşme ve Toplantı Kayıtları, Analizler, Yorumlar, Talep ve şikayetler | |
| Diğer | CCTV |
Kişisel veriler, Promedis tarafından aşağıdaki amaçlar ile kullanılmaktadır;
Promedis, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.
Promedis işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
Anti-Virüs
Promedis’in bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.
Firewall
Promedis sunucularını barındıran Data Center ve Felaket Kurtarma Merkezleri periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.
VPN
İşyerleri sunucu sistemlerine IP-SEC VPN ile bağlanmakta olup, 2 nokta arasındaki trafik şifreli bir şekilde iletilmektedir.
Tedarikçiler de Promedis sunucu ya da sistemlerine Firewalllar üzerinde tanımlı bulunan SSL-VPN aracılığı ile erişim sağlayabilmektedirler. Her bir tedarikçi için ayrı SSL-VPN tanımı yapılmış olup, yapılan tanımlama ile tedarikçi sadece kullanması gereken ya da yetkilendirmesi yapılan sistemlere erişim sağlamaktadır.
Kullanıcı Tanımlamaları ve Need to Know
Promedis ve çalışanlarının Promedis sistemlerine olan yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli olduğu ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda sistemsel yetkileri de ivedi olarak güncellenmektedir.
Bilgi güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi
Promedis sunucularında ve Firewallarında oluşan olaylar “Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi” sistemine aktarılmaktadır. Bu sistem güvenlik tehdidi oluştuğunda sorumlu personelleri uyarmakta ve ivedi bir şekilde tehdide cevap verilmesi imkanı sağlamaktadır.
Clean Table & Clean Desk
Promedis] iç kuralları uyarınca çalışanları “clean table & clean desk” prensibine uymakla yükümlüdür.
Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.
Promedis’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, Promedis tarafından işletilen platformlara veya Promedis sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, Promedis bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.
Promedis kişisel verileri yalnızca işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlar doğrultusunda ve Kanun’un 8. ve 9. Maddelerine uygun olarak üçüncü kişilere ve hissedarına aktarmaktadır.
Bu kapsamda gerçekleştirilen kişisel veri aktarımları, ilgili üçüncü tarafın sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Üçüncü taraflardan alınan hizmetin içeriği ve kapsamına bağlı olarak; veri sahibi kişisel verilerinin aktarımına gerek olmayan tüm hallerde Pseudonymous data (takma adlı veri) kullanılarak aktarım yapılmaktadır.
Yukarıda belirttiğimiz yurt içi ve yurt dışı aktarıma konu kişisel veriler, güvenliklerini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; hukuki ilişkinin karşı tarafının veri sorumlusu veya veri işleyen olması dikkate alınarak sözleşmelerimizde yer verilen Kanun uyumlu hükümler sayesinde hukuksal olarak da korunmaktadır.
No
Veri Sahibi
Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?
1. Müşteri / Potansiyel Müşteri
ETK izinleri olan müşterilere ticari veya işyeri açılışı/kapanışı gibi organizasyonel konuların bildirilmesi için SMS gönderilmesi amacıyla SMS Tedarikçisi ile iletişim bilgilerinin paylaşılması; Müşteriye e-faturasının elektronik olarak gönderilmesi için e-fatura tedarikçisi ile fatura bilgilerinin paylaşılması; Müşteri talep ve şikayetlerinin çözümü amacıyla kişisel verilerin Call Center ile paylaşılması; Tüketicilerin Tüketici Hakem Heyetine başvurması durumunda savunma dilekçesi hazırlanması amacıyla kişisel verilerin avukat ile paylaşılması; Satın alınan ürünün adına teslim edileceği kişi bilgisinin kargo şirketi ile paylaşılması; ürünlerin tedarik edilebilmesi amacıyla kişisel verilerin tedarikçi ile anonim olarak paylaşılması; toplantı, kongre ve fuar gibi ticari içerikli etkinliklere katılım sağlamanız ihtimalinde ilgili organizasyon kuruluş ile kişisel verilerinizin paylaşılması; Raporlama ve istatistiki çalışmalar kapsamında Müşteri kişisel verilerinin Promedis hissedarı ile paylaşılması; Fiziki ve elektronik müşteri verilerinin saklanması amacıyla yurtiçinde ve yurtdışında bulunan tedarikçiler ile paylaşılması; ve Web sitesi kullanım tercihleri ve gezinti geçmişi, segmentasyon yapılması ve Müşteri ile beğeni ve tercihleri doğrultusunda iletişime geçilmesi amacıyla üçüncü taraflarla paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.
2. İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi
Promedis işyerlerinde yapılacak herhangi bir çalışma söz konusu olduğunda kimlik verilerinin fiziki ve elektronik iş çözüm ortağı / tedarikçi verilerinin saklanması amacıyla tedarikçiler ile paylaşılması; toplantı, kongre ve fuar gibi ticari içerikli etkinliklere katılım sağlamanız ihtimalinde ilgili organizasyon kuruluş ile kişisel verilerinizin paylaşılması; operasyonel süreçlerin yürütülmesi amacı ile müşterilerle veya diğer ilgili 3. kişilerle paylaşılması; iş sağlığı ve güvenliği kontrollerinin yapılabilmesi için ilgili tedarikçi ile paylaşılması; şirket kayıtlarının saklanabilmesi için kullanılan dijital sistemler sunan yurtiçinde ve yurtdışında bulunan 3. kişiler ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.
No
Veri Sahibi
Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?
1. Müşteri / Potansiyel Müşteri
SGK ve Sağlık Bakanlığı denetimi sırasında müşteri kişisel verilerinin SGK ile paylaşılması; işyerlerinde gerçekleştirilen hukuka aykırı durumların savcılık gibi ilgili resmî kurumlara bildirilmesi; yürütülen yargılamalarda delil olarak Mahkeme ve şirket avukatlarıyla paylaşılması ve Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.
2. İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçiler ile gerçekleştirilen ilişkiler kapsamında açılan cari kartların Ticaret Sicil Müdürlükleri ve noter ile paylaşılması; Muhasebe tarafından yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ve noterler ile kişisel verilerin paylaşılması; Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması; ve Mevcut ticari ilişkiden kaynaklı ödeme yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi amacıyla finansal verilerin banka ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur.
h. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Promedis işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda https://www.promedis.com.tr/sayfalarimiz/11 bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:
| Veri Tipi | Saklama Süresi | Hukuki Dayanağı |
| Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl | 6563 Sayılı Kanun, 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun, |
| İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl | 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun |
| Potansiyel Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | 5 yıl | Geriye Dönük Olarak Analiz Yapılması |
| Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları) | 90 gün | Güvenliğin Sağlanması |
| Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler | 2 yıl | 5651 Sayılı Kanun |
| Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar | 10 yıl | 6098 Sayılı Kanun |
| Ticari İçerikli İletişimler (Reklam, Haber vb.) İçin Toplanmış Olan Kişisel Verileri | 5 yıl, Sözleşmesel ilişki kurulmuş ise sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 5 yıl | Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik |
| Kişiye Özel Teklif, Reklam ve Tanıtım Yapılması Amacı ile Toplanmış Olan Kişisel Veriler | 5 yıl, Sözleşmesel ilişki kurulmuş ise sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 5 yıl | Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik |
Promedis, Müşteri ve Potansiyel Müşterilerine ilişkin olarak işlediği kişisel verileri kullanarak;
i. Ticari elektronik ileti izni veren Müşteri ve Potansiyel Müşteriye ilişkin olarak, Müşteri ve Potansiyel Müşterinin beğeni ve tercihlerine göre içerik hazırlanması, reklam, tanıtım, indirim yapılabilmesi amacıyla profilleme ve segmentasyon yapmaktadır.
ii. Ticari elektronik ileti onayı vermemiş olan Müşteri ve Potansiyel Müşterileri bakımından da profilleme ve segmentasyon yapılarak;
Müşterilerin ve Potansiyel Müşterilerin tercihleri, şikayet ve önerileri kapsamında ürünlerin iyileştirilmesi (en çok ve en az tercih edilen ürünlerin belirlenerek ürün kataloğunun güncellenmesi),
Müşterilerin ve Potansiyel Müşterilerin ürün tercihlerinin analiz edilmesi sonucu oluşturulan özel modeller ile, bir ürünü alma potansiyeli yüksek müşterilere özel kampanyalar düzenlenmesi,
Ürünlerin tercih edilirliğinin arttırılmasına ilişkin çalışmalar yapılması,
· Haber bültenleri, reklam materyalleri ve yeni ürünler/hizmetler hakkındaki diğer iletişimlerin ve mevcut ürünler/servisler hakkındaki güncellemelerin/haberlerin gönderilmesi ve müşteri memnuniyeti dahil olmak üzere anketlerin gerçekleştirilmesi.
Veri sahiplerinin Kanun Madde 11 uyarınca sahip olduğu haklar aşağıda belirtilmiştir:
(1) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
(2) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(3) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
(4) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
(5) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
(6) KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(7) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
(8) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
(9) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; Promedis Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “İletişim Formu”, ve Promedis resmi e-mail adresi info@promedis.com.tr ve resmi telefon hattı olan 02164998728 numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz.
Promedis, iş süreçleri kapsamında fiziki, elektronik, Web Sitesi, E-mail gibi kanallardan toplayarak işlediği kişisel verileri, Kanun Madde 7, 17 ve Türk Ceza Kanunu Madde 138 uyarınca ilgili kanunların öngördüğü süreler ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklamaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi uyarınca silecek, yok edecek veya anonim hale getirecektir.
Promedis tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
Promedis tarafından kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini ifade etmektedir.
Promedis tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.
Promedis, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca hazırladığı Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirmeye ilişkin yöntemleri ve aldığı teknik ve idari tedbirleri ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’na https://www.promedis.com.tr/tr/kisiel-verilerin-korunmasi linki üzerinden erişebilirsiniz. Bu Politika’da ayrıca Yönetmeliğin öngördüğü periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı 6 ay olarak belirlenmiştir.
Promedis, işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nın yayınlanmasıyla birlikte derhal geçerlilik kazanır. İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası’ndaki değişikliklerden haberdar olmanız için, sizlere gerekli bilgilendirme yapılacaktır.
I. Amaç
İşbu Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasının (“Politika”) amacı; Promedis Medikal Çözümler Servis ve Sanayi Ticaret Anonim Şirketi (“Promedis’’ veya “Şirket”) tarafından işlenen kişisel verilerin işlenme sürelerinin belirlenmesi ve işleme süresi ve/veya işleme amacı ortadan kalkan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin kriter ve yöntemlerin ortaya konulmasıdır.
İşbu Politika’da 28 Ekim 2017 tarihinde yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi hakkındaki Yönetmeliğin 6’ncı maddesinde yer alan veri güvenliğini sağlamak için alınmış teknik ve idari tedbirlere de yer verilmektedir. 30 Aralık 2017 tarihli Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik hükümleri ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Rehberi de bu çerçevede dikkate alınmıştır.
II. Kapsam
İşbu Politika; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 7’nci maddesi uyarınca “veri sorumlusu” sıfatıyla Promedis’in tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollar ile işlediği, elektronik ve/veya kağıt ortamda yer alan ve işleme şartları sona ermiş tüm kişisel verileri silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi işlemlerini kapsamaktadır.
III. Kişisel verilerin saklanmasını ve imhasını gerektiren hukuki, teknik ya da diğer sebeplere ilişkin açıklama
Promedis; bünyesindeki çeşitli departmanlar tarafından iş tanımları doğrultusunda yürütülen iş süreçleri ve bu süreçlere bağlı faaliyetleri gerçekleştirebilmek amacıyla çalışan, çalışan adayı, çalışan yakını, iş ortağı, tedarikçi, ziyaretçi, çevrimiçi ziyaretçilerine ait kişisel verileri işlemektedir. Bu kişisel verileri mevzuatta öngörülen veya ilgili departman tarafından kişisel veri işleme amacı çerçevesinde belirlenen süreler boyunca saklamaktadır. Tüm bu akış Kişisel Veri İşleme Envanterinde yer almaktadır. İlgili saklama süreleri sona erdiğinde ise, işbu Politika’da belirlenen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemleri ile işleme amacı ortadan kalkan kişisel veriler imha edilmektedir.
IV. Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler
Promedis, kişisel verilerinizin gizliliği, bütünlüğü ve güvenliğinin sağlanması için gerekli teknik ve idari her türlü tedbiri almayı ve gerekli özeni göstermeyi taahhüt etmektedir. Bu kapsamda, kişisel verilerin hatalı kullanımını, hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere yetkisiz erişimi, verilerin ifşa edilmesini, değiştirilmesini veya imha edilmesini engellemek için gerekli önlemleri alır.
Promedis işlediği kişisel verilere hukuka aykırı erişimin engellenmesi, bu verilerin hukuka aykırı işlenmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasının sağlanmasına ilişkin olarak aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
Anti-Virüs
Promedis’in bilgi teknolojileri altyapısında bulunan tüm PC ve Sunucularda periyodik olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.
Firewall
Promedis sunucularını barındıran Data Center ve Felaket Kurtarma Merkezleri periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü firewalllarca korunmakta olup, ilgili yeni nesil firewalllar tüm personellerin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.
VPN
İşyerleri sunucu sistemlerine IP-SEC VPN ile bağlanmakta olup, 2 nokta arasındaki trafik şifreli bir şekilde iletilmektedir. Tedarikçiler de Promedis sunucu ya da sistemlerine Firewalllar üzerinde tanımlı bulunan SSL-VPN aracılığı ile erişim sağlayabilmektedirler. Her bir tedarikçi için ayrı SSL-VPN tanımı yapılmış olup, yapılan tanımlama ile tedarikçi sadece kullanması gereken ya da yetkilendirmesi yapılan sistemlere erişim sağlamaktadır.
Kullanıcı Tanımlamaları ve Need to Know
Promedis ve çalışanlarının Promedis sistemlerine olan yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli olduğu ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda sistemsel yetkileri de ivedi olarak güncellenmektedir.
Bilgi güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi
Promedis sunucularında ve Firewallarında oluşan olaylar “Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi” sistemine aktarılmaktadır. Bu sistem güvenlik tehdidi oluştuğunda sorumlu personelleri uyarmakta ve ivedi bir şekilde tehdide cevap verilmesi imkanı sağlamaktadır.
Clean Table & Clean Desk
Promedis iç kuralları uyarınca çalışanları “clean table & clean desk” prensibine uymakla yükümlüdür.
Kağıt ortamdaki kişisel verilerin mutlaka kilitli dolaplarda muhafaza edilmesini ve sadece yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.
Promedis’in gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, Promedis tarafından işletilen platformlara veya Promedis sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda, Promedis bu durumu derhal sizlere ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirir ve gerekli önlemleri alır.
V. Kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler
Promedis, işlediği kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesini sağlamak amacıyla Promedis nezdinde bu işten sorumlu bir birim (“Teknik Birim”) oluşturmuştur. Teknik Birim; kişisel verilerin silinmesini, sadece ilgili kullanıcılar tarafından kişisel verinin işlenebileceği, ilgisi olmayan diğer tüm bölümler için verinin işlenemeyeceği şekilde sağlar. Elektronik ortamdaki kişisel veriler için gerekli olduğu ölçüde maskeleme yöntemleri kullanılır. Kağıt ortamdaki kişisel veriler için silme işlemi, silinmesi gereken kişisel verilerin karartılması şeklinde gerçekleştirilir.
5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.
5.1.1. Kişisel Verilerin Silinmesi Süreci
Kişisel verilerin silinmesi işleminde izlenmesi gereken süreç aşağıdaki gibidir:
· Silme işlemine konu teşkil edecek kişisel verilerin belirlenmesi
· Erişim yetki ve kontrol matrisi ya da benzer bir sistem kullanarak her bir kişisel veri için ilgili kullanıcıların tespit edilmesi
· İlgili kullanıcıların erişim, geri getirme, tekrar kullanma gibi yetkilerinin ve yöntemlerinin tespit edilmesi
· İlgili kullanıcıların kişisel veriler kapsamında erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetki ve yöntemlerinin kapatılması ve ortadan kaldırılması
5.1.2. Kişisel Verilerin Silinmesi Yöntemleri
a) Hizmet Olarak Uygulama Türü Bulut Çözümleri
Bulut sisteminde veriler silme komutu verilerek ve ilgili kullanıcının bulut sistemi üzerinde silinmiş verileri geri getirme yetkisinin olmadığına dikkat edilerek silinmektedir.
b) Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Veriler
Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmektedir.
c) Merkezi Sunucuda Yer Alan Ofis Dosyaları
Kişisel verileri içeren dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile silinmekte veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim hakları kaldırılmaktadır. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda sistem yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.
d) Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler
Flash tabanlı saklama ortamlarındaki kişisel veriler şifreli olarak saklanmakta ve uygun yazılımlar kullanılarak silinmektedir.
e) Veri Tabanları
Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmektedir. Anılan işlem gerçekleştirilirken ilgili kullanıcının aynı zamanda veri tabanı yöneticisi olmadığına dikkat edilmektedir.
İşleme amacı tamamen ortadan kalkan kağıt ve elektronik ortamdaki kişisel veriler Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberine uygun olarak yok edilmekte veya yine bu Rehber’de öngörülen yöntemlerle anonim hale getirilmektedir. Teknik Birim tarafından gerçekleştirilen tüm silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemleri elektronik ortamda zaman damgası ile loglanarak kayıt altına alınmaktadır. Kağıt ortamdaki kişisel veriler bakımından ise bu işlemlerin gerçekleştirildiğine ilişkin tutanak düzenlenmekte ve Teknik Birim tarafından muhafaza edilmektedir. Elektronik ve kağıt ortamdaki kişisel verilere ilişkin silme, yok etme veya anonim hale getirmeye ilişkin kayıtlar üç yıl süre ile saklanmaktadır. Promedis; kişisel verileri saklama süreleri boyunca sadece ilgili departmanların bu verilere erişimini sağlayacak şekilde “silme” yöntemini kullanır. Saklama sürelerinin bitmesi ve kişisel verinin saklanmasını gerektirecek herhangi bir başka amacın mevcut olmaması halinde ise anonim hale getirme yöntemini kullanır.
5.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Promedis, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür.
5.2.1. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Yöntemleri
Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyaların tespit edilmesi ve verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre aşağıda yer verilen yöntemlerden bir ya da birkaçının kullanılmasıyla tek tek yok edilmesi gerekir.
a) Yerel Sistemler
Söz konusu sistemler üzerindeki verilerin yok edilmesi için aşağıdaki yöntemlerden bir ya da birkaçı kullanılabilir.
· Fiziksel Yok Etme: Optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Katı hal diskler bakımından üzerine yazma ya da de-manyetize etme işlemi başarılı olmazsa, bu medyanın da fiziksel olarak yok edilmesi gerçekleştirilmektedir.
· Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en yaz yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazarak eski verinin kurtarılmasının önüne geçilmesi işlemidir. Bu işlem özel yazılımlar kullanılarak yapılmaktadır.
b) Çevresel Sistemler: Ortam türüne bağlı olarak kullanılabilecek yok etme yöntemleri aşağıda yer almaktadır:
· Ağ cihazları (switch, router vb.): Söz konusu cihazların içindeki saklama ortamları sabittir. Ürünlerin, çoğu zaman silme komutuna sahiptir ama yok etme özelliği bulunmamaktadır. (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
· Flash tabanlı ortamlar: Flash tabanlı sabit disklerin ATA (SATA, SSD, PATA vb.), SCSI (SCSI Express vb.) arayüzüne sahip olanları, destekleniyorsa <block erase> komutunu kullanmak, desteklenmiyorsa üreticinin önerdiği yok etme yöntemini kullanmak ya da (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
· Mobil telefonlar (Sim kart ve sabit hafıza alanları): Taşınabilir akıllı telefonlardaki sabit hafıza alanlarında silme komutu bulunmakta, ancak çoğunda yok etme komutu bulunmamaktadır. (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
· Veri kayıt ortamı çıkartılabilir olan yazıcı gibi çevre birimleri: Tüm veri kayıt ortamlarının söküldü doğrulanarak özelliğine göre (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
· Veri kayıt ortamı sabit olan yazıcı, gibi çevre birimleri: Söz konusu sistemlerin çoğunda silme komutu bulunmakta, ancak yok etme komutu bulunmamaktadır. (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
c) Kağıt Ortamlar
Söz konusu ortamlardaki kişisel veriler, kalıcı ve fiziksel olarak ortam üzerine yazılığı olduğundan ana ortamın yok edilmesi gerekir. Bu işlem gerçekleştirilirken ortamı kağıt imha veya kırpma makinaları ile anlaşılmaz boyutta, mümkünse yatay ve dikey olarak, geri birleştirilemeyecek şekilde küçük parçalara bölmek gerekir.
Orijinal kağıt formattan, tarama yoluyla elektronik ortama aktarılan kişisel verilerin ise bulundukları elektronik ortama göre (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi gerekir.
d) Bulut Ortamı
Söz konusu sistemlerde yer alan kişisel verilerin depolanması ve kullanımı sırasında, kriptografik yöntemlerle şifrelenmesi ve kişisel veriler için mümkün olan yerlerde, özellikle hizmet alınan her bir bulut çözümü için ayrı ayrı şifreleme anahtarları kullanılması gerekmektedir. Bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde, kişisel verileri kullanılır hala getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi gerekir.
· Yukarıdaki ortamlara ek olarak arızalanan ya da bakıma gönderilen cihazlarda yer alan kişisel verilerin yok edilmesi işlemi ise aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir.
· İlgili cihazların bakım, onarım işlemi için üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara aktarılmadan önce içinde yer alan kişisel verilerin (a)’da belirtilen uygun yöntemlerin bir ya da birkaçı kullanılmak suretiyle yok edilmesi,
· Yok etmenin mümkün ya da uygun olmadığı durumlarda, veri saklama ortamının sökülerek saklanması, arızalı diğer parçaların üretici, satıcı, servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi,
· Dışarıdan bakım, onarım gibi amaçlarla gelen personelin, kişisel verileri kopyalayarak kurum dışına çıkartmasının engellenmesi için gerekli önlemlerin alınması, gerekir.
5.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için, kişisel verilerin, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.
Veri sorumlusu, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel veri saklama ve imha politikasında belirtilen esaslara uygun olarak aşağıdaki yöntemlerle gerçekleştirilir.
(i) Değişkenleri çıkartma
Değişkenlerden birinin veya birkaçının tablodan bütünüyle silinerek çıkartılmasıyla sağlanan bir anonim hale getirme yöntemidir. Böyle bir durumda tablodaki bütün sütun tamamıyla kaldırılmaktadır.
(ii) Kayıtları çıkartma
Bu yöntemde, diğer kayıtlarla ortak bir değer taşımayan ve veri kümesine dair fikri olan kişilerin kolayca tahmin yürütebileceği veri kümesinde yer alan tekillik ihtiva eden bir satırın çıkartılması ile anonimlik kuvvetlendirilir ve veri kümesine dair varsayımlar üretebilme ihtimali düşürülür.
(iii) Bölgesel Gizleme
Bölgesel gizleme yönteminde amaç veri kümesini daha güvenli hale getirmek ve tahmin edilebilirlik riskini azaltmaktır. Belli bir kayda ait değerlerin yarattığı kombinasyon çok az görülebilir bir durum yaratıyorsa ve bu durum o kişinin ilgili toplulukta ayırt edilebilir hale gelmesine yüksek olasılıkla sebep olabilecekse istisnai durumu yaratan değer “bilinmiyor” olarak değiştirilmektedir.
(iii) Genelleştirme
İlgili kişisel veriyi özel bir değerden daha genel bir değere çevirme işlemidir. Sonuç olarak elde edilen yeni değerler gerçek bir kişiye erişmeyi imkansız hale getiren bir gruba ait toplam değerler veya istatistikleri gösterir.
(iv) Gürültü Ekleme
Bu yöntem ile, seçilen bir değişkende belirlenen ölçüde bozulmalar sağlamak için standart ekleme ve çıkartmalar yapılır. Bozulma her değerde eşit ölçüde uygulanır.
VI. Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları
Promedis; Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında saklama ve imha süreçlerine ilişkin olarak aşağıdaki unvan, birim ve görev tanımlarına sahip kişileri görevlendirir:
a) Promedis bünyesinde kişisel veri işleyen tüm departmanların “veri sahipleri”. Veri sahipleri gerek kendi departmanlarının kişisel veri işleme envanterinin güncelliğinin sağlanması gerek kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin takibi için bölümünde çalışan bir başka kişiyi görevlendirebilir.
b) Teknik Birim.
VII. Saklama ve imha süreleri tablosu
Saklama ve imha süreleri tablosunda her bir departman bazında hazırlanmış Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde yer verilmekte olup, yaşayan bir doküman olan ve ilgili departmanlarca zaman zaman güncellenecek Envanter’in takibi Teknik Birim tarafından yapılarak aynı Birim tarafından muhafaza edilmektedir.
VIII. Periyodik imha süresi
Promedis, saklama süresi sona eren ve kişisel verinin saklanmasını gerektirecek başka herhangi bir veri işleme amacı mevcut olmayan kişisel verileri, saklama süresinin sona ermesini takiben 6 ay içerisinde anonim hale getirir.
IX. İlgili Kişinin talep etmesi durumunda kişisel verilerin silme ve yok etme süreleri
İlgili kişi, Promedis’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
a) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Promedis, talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Promedis, ilgili kişilerin silme veya yok etme taleplerini en geç “otuz gün” içinde sonuçlandırır.
b) Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa; Promedis bu durumu üçüncü kişiye bildirerek söz konusu kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesini talep eder.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep Promedis tarafından Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç “otuz gün” içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
X. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikasında yapılacak Güncellemeler
Promedis işbu politikada yapılacak güncellemeleri Genel Müdür onayına sunduktan sonra revize edilen maddeler, revizyon ve onay tarihi ile birlikte yayımlar.
XI. İlgili Dokümanlar
Kurumsal Bilgi Güvenliği Politikası
PromedisGizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası
Kişisel Veri İşleme Envanteri
İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.
DÖKÜMAN TARİHÇESİ
Versiyon
Yayın Tarihi
Değişikliğin Tanımı
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
| Veri Tipi | Saklama Süresi | İmha Süresi |
| Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl; 6563 Kanun ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca 3 yıl | 6 ay |
| İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten itibaren 10 yıl | 6 ay |
| İş Başvurusu Sırasında Alınan CV ve Özlük Bilgileri | 2 yıl | 6 ay |
| Potansiyel Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | 5 yıl | 6 ay |
| Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler | 2 yıl | 6 ay |
| Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar | 10 yıl | 6 ay |
| Ticari İçerikli İletişimler (Reklam, Haber vb.) İçin Toplanmış Olan Kişisel Verileri | 5 yıl, Sözleşmesel ilişki kurulmuş ise sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 5 yıl | 6 ay |
| Kişiye Özel Teklif, Reklam ve Tanıtım Yapılması Amacı ile Toplanmış Olan Kişisel Veriler | 5 yıl, Sözleşmesel ilişki kurulmuş ise sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 5 yıl | 6 ay |
a. Veri Sorumlusu ve İrtibat Kişisi
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak Promedis Medikal Çözümler Servis ve Sanayi Ticaret Anonim Şirketi (“Promedis” veya “Şirket’’) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenebilecektir.
b. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Promedis, kişisel verileri doğrudan çalışanların kendisinden, çalışanların iş tanımları kapsamında gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlerden, işyerlerinden, e-posta, posta, CCTV, fax, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verilerden, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve size hak ve menfaatler sağlanması, şirket içi faaliyetlerin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, çalışanların performans ve yetkinliklerinin arttırılması amaçları başta olmak üzere aşağıda (d) maddesinde belirtilen amaçlarla doğru orantılı olarak, Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır:
· Kanunlarda kişisel verilerinizi işlediğimiz sürecin açıkça öngörülmesi (ör: İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işyerinin güvenliğini sağlamakla yükümlü),
· Sizlerle bir sözleşme ilişkisi kurmamız veya bu sözleşmeden kaynaklanan ifa yükümlülüğümüz ile doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sizlere ait kişisel verilerin islenmesinin gerekli olması (ör: iş sözleşmemiz kapsamında sizlerin güvenliğini sağlama yükümlülüğümüz),
· Hukuki yükümlülüğümüzü yerine getirebilmek için zorunlu olan durumlar (ör: şirket yerleşkelerini güvenlik ihlallerine karşı korumak),
c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri
Çalışan/ Çalışan Adayı/ Stajyer/ Eski Çalışan/Emekli / Ziyaretçi
Görsel Bilgi
Kamera Kayıtları
d. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Yukarıda belirtilen kişisel verileriniz, bu verileri Promedis’e açıklamanıza konu olan ve aşağıda sıralanan amaçlarla; Kanun’un 4., 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları dahilinde işlenebilecektir:
· Şirket ve/veya işyeri güvenliğinin temini, Şirket demirbaşlarının ve/veya işyerinde yer alan ürünlerin güvenliğinin temini, Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini, yetkili kuruluşlara bilgi verilmesi ve Şirket’in ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini, Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası, İş sağlığı ve/veya güvenliği süreçlerinin planlanması ve/veya icrası vb.
e. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Toplanan çalışan kişisel verileri; yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda ve bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak; kanunen yetkili kamu kurumlarına ve özel kişi veya kuruluşlar ile üçüncü kişilere ve yine bu amaçların yerine getirilmesi ile sınırlı olarak iş ortakları, tedarikçileri ve hissedarı ile Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde işbu aydınlatma metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek, yurt içinde veya yurt dışında işlenebilecektir.
Ayrıntılı olarak kişisel verilerinizin kimlerle ve hangi amaçlarla paylaşılabileceği aşağıda belirtilmiştir:
Çalışan/ Çalışan Adayı/ Stajyer/ Eski Çalışan/Emekli / Ziyaretçi / 3. Kişiler
Promedis ve işyerlerinin güvenliğinin sağlanması amacıyla kamera kayıtları gibi verilerin güvenlik şirketi ile paylaşılması; Fiziki ve elektronik çalışan verilerinin saklanması amacıyla tedarikçiler ile paylaşılması;
Kamu kurum ve kuruluşları ile resmi makamlar ile gerçekleştirilen kişisel veri paylaşımı ise aşağıdaki gibidir:
Çalışan/ Çalışan Adayı/ Stajyer/ Eski Çalışan/Emekli
Kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmi kurumlar ile paylaşılması gibi süreçler söz konusudur
f. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Promedis işlediği kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak fiziki ve/veya elektronik ortamlarda muhafaza eder. Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası’nda https://www.promedis.com.tr/sayfalarimiz/11 bu süreler yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:
Veri Tipi
Saklama Süresi
Hukuki Dayanağı
Kamera Kayıtları
90 gün
Güvenliğin Sağlanması
g. Veri Güvenliği Tedbirleri
Promedis tarafından alınan veri güvenliği tedbirleri aşağıdaki gibidir:
Çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmakta; Verilerin işlendiği ve saklandığı ortamların güvenlik önlemleri alınmakta; Bilgi sistemleri güncel halde tutulmakta; Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim Şirket prensiplerine göre sınırlandırılmakta; E-posta yoluyla aktarım gerekiyorsa şifreli olan kurumsal e-posta adresleri kullanılmakta; Erişim yetki ve rol dağılımları için prosedürler oluşturulmakta ve uygulanmakta; Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmakta; Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmakta; Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmakta; Bilişim sistemleri şifreleme programları ile korunmakta; Basılı materyaller kilitli dolaplarda saklanmakta.
h. Kişisel Veri Sahibi Olarak Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Haklarımız
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi belirtmek ve kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; Promedis Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “İletişim Formu”, ve Promedis resmi e-posta adresi info@promedis.com.tr , resmi telefon hattı olan 02164998728 numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz. Belirtilen yöntemlerle taleplerinizi bize iletmeniz durumunda, Şirket talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
· Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
· Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
· Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
· Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
· KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
· (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
· İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
· Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
a. Veri Sorumlusu
Tatlısu Mah. Nurettin Durman Sok. No:18 Ümraniye/İstanbul adresinde bulunan Promedis Medikal Çözümler Servis ve Sanayi Ticaret Anonim Şirketi (“Promedis’’ veya “Şirket”) işbu aydınlatma metni kapsamında kişisel verilerinizi işleyecek olan veri sorumlusudur.
b. Kişisel Verileri Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebepleri
Promedis, kişisel verileri doğrudan veri sahibinin kendisinden, iş vereninden veya bağlı çalıştığı tüzel kişilerden, çalışanların iş tanımları kapsamında gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlerden, işyerlerinden ve sair iletişim kanalları aracılığıyla işitsel, elektronik veya yazılı olarak öğrenilen verilerden, Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve size hak ve menfaatler sağlanması, şirket içi faaliyetlerin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, çalışanların performans ve yetkinliklerinin arttırılması amaçları başta olmak üzere aşağıda (d) maddesinde belirtilen amaçlarla doğru orantılı olarak, Kanun’un 5. ve 6. Maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır:
Gerekli olduğu durumlarda sizlerden aldığımız açık rızanız (ör: ticari içerikli ileti gönderilmesi),
Sizlerle bir sözleşme ilişkisi kurmamız veya bu sözleşmeden kaynaklanan ifa yükümlülüğümüz ile doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sizlere ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (ör: sözleşmesel ilişki kurulacak ise iletişim süreçlerinin başlatılması),
Sizlerin kişisel verilerinizi paylaşmanız (ör: vize başvurularınızı bizim yapmamızı istediğinizde bize iletmiş olduğunuz dokümanlar),
Sizlere bir hak tesis etmemiz, bu hakkı kullandırmamız ve korumamız için veri işlemek zorunda oluşumuz (ör: dönemsel fırsatlardan yararlandırılması)
c. Veri Kategorileri ve Örnek Veri Türleri
| Kimlik Bilgisi | Ad-Soyad, T.C. Numarası |
| İletişim Bilgisi | E-Posta Adresi, Telefon Numarası |
| Çalışma / Eğitim Bilgisi | Çalıştığı Kurum/Pozisyon, Eğitim Durumu Bilgisi |
| Ticari Bilgi | Faaliyet Alanı ve Operasyon Kapasitesi, Hizmet/Ürün Tercihleri, Etkinlik Katılım Kayıtları, Yapılan Görüşme Kayıtları, Analizler, Yorumlar, Talep ve Şikayetler |
| Diğer | CCTV |
d. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi; İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi; İş sürekliliğinin sağlanması; Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi; Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi; Organizasyon ve etkinlik yönetimi; Gelecek tarihlerde düzenlenecek olan etkinlikler veya kampanyalar hakkında iletişime geçilmesi; Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi; Ürün ve hizmetlerin kişilere göre özelleştirilmesi, profilleme, tanıtım ve pazarlanmaya yönelik faaliyetlerin kurgulanması ve icrası; Promedis ürün ve hizmetleri hakkında güncel bilgileri paylaşması; Şirket pazarlama ve tebrik yayınlarının paylaşılması; Sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi; Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi.
e. Profilleme ve Segmentasyon
Promedis, Müşteri ve Potansiyel Müşterilerine ilişkin olarak işlediği kişisel verileri kullanarak;
i. Ticari elektronik ileti izni veren Müşteri ve Potansiyel Müşteriye ilişkin olarak, Müşteri ve Potansiyel Müşterinin beğeni ve tercihlerine göre içerik hazırlanması, reklam, tanıtım, indirim yapılabilmesi amacıyla profilleme ve segmentasyon yapmaktadır.
ii. Ticari elektronik ileti onayı vermemiş olan Müşteri ve Potansiyel Müşterileri bakımından da profilleme ve segmentasyon yapılarak;
Müşterilerin ve Potansiyel Müşterilerin tercihleri, şikayet ve önerileri kapsamında ürünlerin iyileştirilmesi (en çok ve en az tercih edilen ürünlerin belirlenerek ürün kataloğunun güncellenmesi),
Müşterilerin ve Potansiyel Müşterilerin ürün tercihlerinin analiz edilmesi sonucu oluşturulan özel modeller ile, bir ürünü alma potansiyeli yüksek müşterilere özel kampanyalar düzenlenmesi,
Ürünlerin tercih edilirliğinin arttırılmasına ilişkin çalışmalar yapılması,
· Haber bültenleri, reklam materyalleri ve yeni ürünler/hizmetler hakkındaki diğer iletişimlerin ve mevcut ürünler/servisler hakkındaki güncellemelerin/haberlerin gönderilmesi ve müşteri memnuniyeti dahil olmak üzere anketlerin gerçekleştirilmesi.
f. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
Kişisel verileriniz (d) maddesinde sayılan amaçlar dahilinde, KVKK ve yürürlükte olan mevzuata uygun olarak, grup şirketleri ile paylaşılabileceği gibi, belirtilen amaçların gerçekleştirilebilmesi ve iyileştirilmesi ile sınırlı olmak üzere Promedis iştirakleri ve grup şirketleri, iş ortaklarımız, ifa yardımcılarımız ve alt yüklenicilerimiz ile ya da kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına Kanun’un 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak aktarılabilecek.
g. Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri
Haber bültenleri, reklam materyalleri ve yeni ürünler/hizmetler hakkındaki diğer iletişimlerin ve mevcut ürünler/servisler hakkındaki güncellemeler/haberlerin gönderilmesi ve müşteri memnuniyetine ilişkin olanlar dahil olmak üzere anketlerin gerçekleştirilmesi amaçlarıyla: Yürürlükte olan kanunlar kapsamında daha fazla saklanması gerekmediği sürece veya yürürlükte olan kanunlarda daha fazla saklanmasına izin verilmediği takdirde kişisel verilerin toplanmasından itibaren 5 yıl; eğer sözleşmesel ilişki kurulmuş ise sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 5 yıl süreyle saklanmaktadır.
Size özel oluşturulmuş ürünlerin ve hizmetlerin size teklif edilmesi ve kişiselleştirilmiş reklam sunmak amacıyla: kişisel verilerin toplanmasından itibaren 5 yıl; eğer sözleşmesel ilişki kurulmuş ise sözleşmesel ilişkinin sona ermesinden itibaren 5 yıl süreyle saklanmaktadır.
h. Kişisel Veri Sahibi Olarak Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız
Kişisel veri sahipleri olarak, haklarınıza ilişkin taleplerinizi belirtmek ve kişisel verileriniz üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; Promedis Web Sitesi’nden erişebileceğiniz “İletişim Formu”, ve Promedis resmi e-mail adresi info@promedis.com.tr , resmi telefon hattı olan 02164998728 numarası üzerinden gerekli değişiklik, güncelleme ve/veya silme gibi işlemleri ve ilgili talepleri gerçekleştirebilirsiniz. Belirtilen yöntemlerle taleplerinizi bize iletmeniz durumunda, Şirket talebinizin niteliğine göre talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahipleri;
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
KVK Kanunu 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 13’üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan Şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir.
Bu çerçevede “yazılı” olarak Şirketimize yapılacak başvurular, işbu formun çıktısı alınarak; (a) Başvuru Sahibi’nin şahsen başvurusu ile; (b) Noter vasıtasıyla, (c) Başvuru Sahibi’nce 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak Şirket kayıtlı elektronik posta adresine gönderilmek suretiyle, tarafımıza iletilebilecektir.
Aşağıda, yazılı başvuruların ne şekilde tarafımıza ulaştırılacağına ilişkin yazılı başvuru kanalları özelinde bilgiler verilmektedir.
| Başvuru Yöntemi | Başvurunun Yapılacağı Adres | Başvuru Gönderiminde Belirtilecek Bilgi |
| Şahsen Başvuru (Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini tevsik edici belge ile başvurması) | Tatlısu Mah. Nurettin Durman Sok. No:18 Ümraniye/İstanbul | Zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| Noter vasıtasıyla tebligat | Tatlısu Mah. Nurettin Durman Sok. No:18 Ümraniye/İstanbul | Tebligat zarfına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
| “Güvenli elektronik imza” ile imzalanarak Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yoluyla | [KEP-adres] promedismedikal@hs01.kep.tr |
E-posta’nın konu kısmına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında Bilgi Talebi” yazılacaktır. |
Ayrıca, Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemler duyurulduktan sonra bu yöntemler üzerinden de başvuruların ne şekilde alınacağı Şirketimizce duyurulacaktır.
Tarafımıza iletilmiş olan başvurularınız KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesinin 2’inci fıkrası gereğince, talebin niteliğine göre talebinizin bizlere ulaştığı tarihten itibaren 30 (otuz gün) içinde yanıtlandırılacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirketimiz tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Yanıtlarımız ilgili KVK Kanunu’nun 13’üncü maddesi hükmü gereğince yazılı veya elektronik ortamdan tarafınıza ulaştırılacaktır.
A. Başvuru Sahibi iletişim bilgileri:
İsim :
TC Kimlik No :
Telefon Numarası :
Eposta :
Adres :
B. Lütfen Şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz. (Müşteri, iş ortağı, çalışan adayı, eski çalışan, üçüncü taraf firma çalışanı, hissedar gibi)
□ Ziyaretçi
□ Mevcut Çalışanım
□ Tedarikçi/Müşteri
□ İş Başvurusu/Özgeçmiş Paylaşımı Yaptım
Tarih:
□ Eski Çalışanım
Çalıştığım Yıllar:
□ Diğer:
□ Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım
Lütfen çalıştığınız firma ve pozisyon bilgisini belirtiniz
Kurum içerisinde iletişimde olduğunuz Birim:
Konu:
C. Lütfen KVK Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak belirtiniz:
Ç. Talebiniz internet ortamında yer alan bir içerikle ilgiliyse lütfen URL adresini belirtiniz:
E. Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz:
□ Adresime gönderilmesini istiyorum.
□ E-posta adresime gönderilmesini istiyorum.
(E-posta yöntemini seçmeniz hâlinde size daha hızlı yanıt verebileceğiz.)
□ Elden teslim almak istiyorum.
(Vekâleten teslim alınması durumunda noter tasdikli vekâletname veya yetki belgesi olması gerekmektedir.)
İşbu başvuru formu, Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Şirketimiz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belgesi sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde Şirketimiz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı mesuliyet kabul etmemektedir.
Başvuru Sahibi (Kişisel Veri Sahibi)
Adı Soyadı:
Başvuru Tarihi:
İmza: